Nie mów mi, że nie zdarza Ci się czegoś ważnego nie zrobić, bo zwyczajnie zabrakło Ci czasu. Doba jest zbyt krótka. To, siamto, a weź tu jeszcze znajdź czas na siłownię.

Zdarza się, że czas po prostu przecieka przez palce i nie wiadomo kiedy jest już 20:00. Time blocking jest sposobem na produktywność, który pozwala się zorganizować. 

Czy działa i jak działa?

Na czym polega time blocking?

Time blocking (blokowanie czasu), to ustalenie sztywnych ram czasowych na dane zadanie. Wydaje się to banalne, ale poczekaj…

Zobacz, większości osób nie udaje się dotrzymać swoich własnych decyzji właśnie przez to, że nie planują ich w czasie. 

“Jutro pójdę na siłownię” – to trochę za mało. Jutro może się wydarzyć 100 różnych rzeczy, przez które na siłownię nie pójdziesz.

Ekstremalna wersja time blockingu polega na podzieleniu całego dnia na bloki czasowe. Np.:

• 7:00 – 15:00 – Praca
• 15:00 – 17:00 – Czas dla rodziny
• 17:00 – 18:30 – Trening
• 18:00 – 20:00 – Relaks
• 20:00 – 21:00 – Czytanie
• 21:00 – 23:00 – Czas dla żony

Tak wiem, to jest trudne, ale nie musisz ustalać twardych przedziałów czasowych na każdą czynność dnia. Wystarczy, że zrobisz to dla tych spraw, które muszą się danego dnia wydarzyć, abyś miał satysfakcję z życia.

Umów się sam ze sobą

Największa moc time blockingu tkwi w podejściu do wykonywanych zadań. Nie mów mi, że gdybyś był umówiony dziś z przepiękną dziewczyną na godzinę 19:00, to mógłbyś nie przyjść, bo jakoś tak zabrakło Ci czasu.

Tak samo jest z umówioną wizytą u dentysty, masażysty, mechanika samochodowego itd. Jak wiesz, że jesteś umówiony, to przyjdziesz. Gdybyś się nie zjawił, to po pierwsze straciłbyś to, po co się umówiłeś, a po drugie, byłoby Ci wstyd.

Głupio tak nie przyjść na randkę, albo na umówione spotkanie z kumplem. To dlaczego do cholery olewasz najważniejszą osobę w Twoim życiu – siebie samego?

Zauważ jak to wygląda w zwykłych, codziennych relacjach międzyludzkich.

– Dobra muszę lecieć, zdzwonimy się – tak naprawdę nigdy się nie zdzwonicie.

Albo:

– Okej, to będziemy w kontakcie – ehe.

No i moje ulubione:

– Odezwij się czasem.
– Dobra, nie ma problemu.

To są tylko zwykłe konwenanse, które mają udawać chęć utrzymania kontaktu z tą drugą osobą. W rezultacie gówno znaczą. Gdy chcesz się naprawdę z kimś spotkać, to się z nim twardo umawiasz: kiedy, gdzie i o której godzinie. 

Zapisujesz spotkanie w kalendarzu, a kiedy ma się wydarzyć w tym czasie coś innego, mówisz: 

– Nie, jestem już umówiony.

Tak samo postępujemy sami ze sobą. Zakładasz, że coś zrobisz, ale to tylko puste słowa. Time blocking to umawianie się z samym sobą. Jeśli masz jutro trenować o danej godzinie, to wszystkim innym rzeczom mówisz stanowcze “nie”. Jesteś już umówiony. 

Dlaczego time blocking działa?

Time blocking ma jedną, niepodważalną zaletę na tle innych metod na produktywność. Przede wszystkim eliminuje multitasking, czyli wykonywanie wielu rzeczy na raz.

Niegdyś uważano, że multitasking prowadzi do hiper produktywności, bo pracujesz nad kilkoma rzeczami jednocześnie. Tymczasem odkryto, że w ten sposób jedynie się rozpraszasz i nie skupiasz całkowicie nad jednym, konkretnym zadaniem.

Multitasking jest do dupy. Stworzenie jednego bloku czasowego dla jednego zadania rozwiązuje ten problem.

Kolejna rzecz… Utworzenie bloków czasowych dla tego, co faktycznie ma znaczenie w Twoim życiu, pozwala Ci odkryć ile czasu spędzasz na pierdoły.

Spójrzmy prawdzie w oczy; Facebook, Internet ogólnie, powiadomienia w telefonie, Netflixy i Disnaye – to wszystko to nasze dystraktory i zjadacze czasu. Czas upływa na pierdołach, a Ty nie zrobiłeś kompletnie nic.

Dobrym startem, jeśli chodzi o stosowanie time blockingu, jest zrobienie sobie audytu czasowego. Przeżyj jutrzejszy dzień jak zwykle, ale zapisuj co robisz w danych godzinach. Być może przerazisz się ile czasu zajmują Ci głupie rzeczy.

Zatem jeśli stworzysz bloki czasowe dla istotnych spraw, to najwyżej zabraknie Ci czasu na głupoty.

Jak stosować time blocking w praktyce?

Najprostszym sposobem do planowania bloków czasowych jest zwyczajne zapisywanie czasu rozpoczęcia i zakończenia danego zadania w notatniku, czy to cyfrowym, czy papierowym.

Jednak bardziej motywujące jest planowanie w postaci graficznej. Cal Newport, autor książki “Praca głęboka” i propagator planowania dnia metodą bloków czasowych, stworzył nawet dedykowany do tego celu planner.

Planner ten jest tak zaprojektowany, aby łatwo Ci było rysować w nim swoje bloki czasowe. Sam autor nagrał nawet instrukcję, jak to robić dobrze.

Moim skromnym zdaniem, wygodniejszą opcją (i darmową) jest korzystanie z cyfrowego kalendarza. Świetnie nadaje się do tego kalendarz Google, w którym dla każdego zadania możesz określić start i stop.

Aplikacja ta tworzy blok czasowy w postaci graficznej, a pozioma linia, przemieszczająca się wraz z upływem czasu, pokazuje dokładny moment dnia. Polecam przetestować.

Istnieją też aplikacje dedykowane konkretnie tej metodzie zarządzania czasem. Te, które ja polecam, to TimeTune, FlowSavvy oraz Prosper. Ta pierwsza dostępna tylko na Androida.

Time blocking a work-life balance

Utrzymanie balansu między życiem prywatnym, pracą, a rodziną, to nasze główne wyzwanie w obecnych, zabieganych czasach.

Najczęściej mamy mylne pojęcie o życiowym balansie i chcemy upiec dwie pieczenie na raz. Zdarza mi się widzieć na siłowni osoby, które przychodzą tam z dziećmi. Owszem, czasami nie ma z kim dziecka zostawić i musisz tak zrobić.

Ale jeśli uważasz, że oszukałeś system, bo jednocześnie spędzisz czas z dzieckiem i poćwiczysz, to się grubo mylisz.

Jeśli zabierasz żonę lub dziewczynę na kolację, jednocześnie zerkając na telefon, bo jesteś w trakcie prowadzenia jakichś rozmów służbowych, to tak naprawdę nie jesteś w pełni ani w pracy, ani na randce.

Dużo lepszym pomysłem jest poświęcenie rodzinie mniej czasu, nawet o połowę, ale zaangażować się w pełni. Niech to będzie tylko godzina z Twoim dzieckiem, ale niech to dziecko odczuje, że faktycznie spędziło ten czas z ojcem.

Baw się z nim, angażuj, rozmawiaj.

Podobnie traktuj drugą połówkę. Nie zawracaj jej dupy, gdy masz trening, albo musisz pracować. Lecz znajdź czas, który w 100% poświęcisz tylko jej.

Być może na pierwszy rzut oka zabrzmi to okrutnie, ale jeśli planujesz trenować 3 dni w tygodniu, to lepiej będzie w te dni nieco “olać” rodzinę i zadbać o formę, by w pozostałych dniach móc im dać z siebie więcej.

Tak działa właśnie time blocking. 

Zablokuj czas dla jednej czynności, w którą zaangażujesz się całkowicie, a Twoja produktywność oraz jakość życia, wzrosną. Natomiast ilość rzeczy, jaka będzie Cię rozpraszać, zmaleje.

Czego nie robić w time blockingu?

Pamiętaj, że time blocking ma Ci pomóc, a nie Cię zniewolić. Dlatego ważne jest, aby nie popełniać pewnych błędów.

Nie musisz sztywno trzymać się harmonogramu

Twój planer powinien działać jak nawigacja samochodowa. Kiedy na skrzyżowaniu pojedziesz złą drogą, nawigacja znów przeliczy trasę i wyznaczy natychmiast nową. 

Dlatego, jeśli z jakiegoś powodu dany blok czasowy Ci się przedłuży, np. wyjdziesz z siłowni 30 min później, bo stałeś w korkach, to zaktualizuj swój dzisiejszy harmonogram.

Przesuń wszystko o pół godziny do przodu lub zrezygnuj z najmniej ważnej rzeczy.

Planuj precyzyjnie

Time blocking nie będzie działać, jeśli będziesz niekonkretny w ustalaniu harmonogramu. 

Nie twórz bloku czasowego pod tytułem “rodzina”. Lepiej będzie ustalić konkretny czas na spacer z psem, zabawę z dzieckiem, wizytę z dzieckiem u lekarza, film z żoną itd.

Jeśli będziesz zbyt ogólny, to co najmniej jedna z tych rzeczy może nie wyjść.

Planuj lenistwo

Jak ktoś kiedyś powiedział:

“Czas zaplanowany na zmarnowanie, nie jest czasem zmarnowanym”

Nie chodzi o to, że masz całymi dniami hustlować. Wyluzuj. Przerwy i relaks są potrzebne. Twórz bloki czasowe na własną rozrywkę. Wolno Ci się opieprzać, ale time blocking pozwoli Ci to kontrolować.

Refleksja na koniec

Czy to w ogóle ma sens? Czy takie życie według zegarka to nie przesada? Słuchaj, to niestety klątwa naszych czasów. Żyjemy w świecie, gdzie wszystko musi mieć swoje miejsce i czas, a planowanie jest ważniejsze niż kiedykolwiek.

Albo Ty będziesz kontrolował czas, albo on weźmie Cię w niewolę. Ja uważam, że wybór jest oczywisty.